Trộn thư (Mail Merge) trong Word: gửi thư mời, hợp đồng hàng loạt từ danh sách Excel

Mail Merge dùng khi nào?

Mail Merge (trộn thư) cho phép bạn viết một thư mẫu và để Word tự điền tên, chức vụ, địa chỉ, số tiền… từ một danh sách. Phù hợp cho thư mời họp lớp, giấy mời họp phụ huynh, thông báo, hợp đồng lao động hay phiếu lương số lượng lớn.

Bước 1: Chuẩn bị file Excel

1. Dòng đầu tiên là tiêu đề cột, ví dụ HoTen, ChucVu, DiaChi, NgayMoi.
2. Mỗi dòng sau là một người nhận. Không để dòng trống ở giữa.
3. Không gộp ô trong vùng dữ liệu.
4. Định dạng cột ngày theo DD/MM/YYYY và lưu file.
5. Đóng file Excel trước khi kết nối từ Word để tránh lỗi khóa file.

Bước 2: Tạo thư mẫu và kết nối danh sách

1. Mở Word, soạn nội dung thư, phần cần thay đổi để trống.
2. Vào Mailings > Start Mail Merge > Letters.
3. Chọn Select Recipients > Use an Existing List, chọn file Excel và sheet chứa dữ liệu. Nếu hộp thoại hỏi có dòng đầu là tiêu đề, hãy đảm bảo đã chọn đúng.
4. Có thể dùng Edit Recipient List để bỏ chọn người không cần gửi.

Bước 3: Chèn trường dữ liệu

Đặt con trỏ tại vị trí cần điền, bấm Insert Merge Field và chọn cột. Chẳng hạn:

Kính gửi: «ChucVu» «HoTen»

Lặp lại với các trường khác. Dấu «» là ký hiệu Word dùng để đánh dấu trường.

Bước 4: Xem trước và hoàn tất

1. Bấm Preview Results và dùng nút mũi tên để duyệt từng thư.
2. Bấm Finish & Merge và chọn:
   • Edit Individual Documents: tạo tài liệu mới chứa tất cả thư để bạn xem, chỉnh.
   • Print Documents: in trực tiếp.
   • Send Email Messages: gửi email, cần cột địa chỉ email và Outlook.

Sửa lỗi hiển thị ngày tháng và số tiền

Dữ liệu từ Excel qua Mail Merge đôi khi không giữ định dạng. Cách xử lý:

1. Bấm Alt + F9 để hiện mã trường, ví dụ { MERGEFIELD NgayMoi }.
2. Thêm công tắc định dạng:
   • Ngày: { MERGEFIELD NgayMoi \@ "dd/MM/yyyy" }
   • Số: { MERGEFIELD SoTien \# "#,##0" }
3. Bấm Alt + F9 lần nữa để ẩn mã và F9 để cập nhật.

Lưu ý: dấu phân cách hàng nghìn khi hiển thị phụ thuộc cài đặt vùng của máy. Nếu máy dùng cài đặt Việt Nam, kết quả có thể hiện dấu chấm thay vì dấu phẩy. Hãy thử trước với vài dòng.

Lưu ý riêng cho người Việt

• Bảng mã: danh sách Excel nên dùng Unicode. Danh sách soạn bằng font VNI hay TCVN3 sẽ hiện chữ lỗi trong thư.
• Thể thức văn bản: nếu là công văn, thư mời của cơ quan, hãy dựng thư mẫu theo thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP trước rồi mới trộn. Xem bài về chuẩn soạn thảo văn bản hành chính.
• Tên có dấu: nếu tên hiển thị sai, kiểm tra cột trong Excel có bị dính ký tự lạ do copy từ phần mềm khác không.

Mẹo tiết kiệm thời gian

1. Dùng cột ghép sẵn trong Excel, ví dụ =A2&" "&B2, để tạo tên đầy đủ.
2. Lưu thư mẫu để dùng lại; kết nối Excel sẽ được ghi nhớ.
3. Luôn Preview vài thư đầu và thư cuối trước khi in hàng loạt để tránh phí giấy.
4. Giữ file Excel ở cùng vị trí; nếu di chuyển, Word có thể hỏi lại nguồn dữ liệu.