Cách chuyển PDF sang Excel bằng AI và nhiều công cụ khác

Điểm cốt lõi cần nắm về Cách chuyển PDF sang Excel bằng AI và nhiều công cụ khác

Để chuyển file PDF sang Excel giữ nguyên định dạng thì chúng ta có rất nhiều cách thực hiện khác nhau. Bạn có thể dùng phần mềm để chuyển đổi file PDF sang Excel với phần mềm hoàn toàn miễn phí. Hoặc đơn giản hơn, người dùng chỉ cần dùng các công cụ trực tuyến để chuyển từ file PDF sang Excel không bị lỗi font chữ.

Để tiết kiệm thời gian và tránh thao tác sai lệch, bạn hãy làm theo trình tự từng bước đã được chuẩn hóa dưới đây.

---

Hướng dẫn thực hiện chi tiết từng bước

Bước 1: Chuyển PDF sang Excel bằng Copilot

• Việc trích xuất dữ liệu từ các tệp PDF sang bảng tính Excel thủ công có rất nhiều cách thực hiện khác nhau, trong đó có cả công cụ AI. Microsoft Copilot AI cung cấp một phương pháp đơn giản để tự động hóa quá trình chuyển đổi này, giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công và giảm thiểu lỗi.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 2: Sử dụng Copilot trong Excel

• Lưu ý: Bạn cần có gói Microsoft 365 đang hoạt động để truy cập Copilot AI.
• Chi tiết thực hiện: Sau khi kích hoạt Copilot AI, hãy mở một bảng tính Excel mới hoặc truy cập vào file Excel mà bạn muốn nhập dữ liệu từ PDF. Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng Copilot trên thanh công cụ Ribbon.
• Chi tiết thực hiện: Trong thanh bên bạn nhập câu lệnh rõ ràng để Copilot AI có thể hiểu yêu cầu bạn muốn thực hiện. Ví dụ:
• Chi tiết thực hiện: Copilot AI sẽ yêu cầu bạn chọn file PDF cần chuyển đổi. Nhấn Browse rồi chọn file PDF rồi nhấn Open

Bước 3: Sử dụng Copilot trong Word

• Bạn cũng có thể trích xuất dữ liệu bằng Copilot AI trong Microsoft Word trước, sau đó chuyển dữ liệu sang Excel.
• Chi tiết thực hiện: Trong giao diện Word bạn nhấn vào Copilot, sau đó trong thanh bên của Copilot nhập câu lệnh: Extract tables from PDF file.
• Chi tiết thực hiện: Khi được yêu cầu, chọn file PDF cần xử lý. Copilot AI sẽ quét tài liệu và trích xuất các bảng dữ liệu vào tài liệu Word.
• Chi tiết thực hiện: Sau khi Copilot chèn các bảng đã trích xuất vào Word, hãy kiểm tra lại dữ liệu để chỉnh sửa nếu cần. Chọn bảng dữ liệu trong Word, sau đó copy bảng tính đó vào giao diện Excel.

Bước 4: Convert PDF sang Excel trực tuyến trên QTM

• Bước 1: Truy cập tool chuyển PDF sang Excel
• Chi tiết thực hiện: Bước 3: Nhấp vào Choose File và chọn file PDF cần chuyển đổi
• Chi tiết thực hiện: Bước 4: Chờ một lát để chương trình tải file lên
• Chi tiết thực hiện: Bước 5: Nhấp vào Convert để chuyển file PDF sang Excel

Bước 5: Convert PDF sang Excel bằng Smallpdf

• Smallpdf là một trình chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí cung cấp một bộ công cụ chỉnh sửa và chuyển đổi hạn chế nhưng hữu ích. Mặc dù nó không thể sánh với khả năng của một trình chỉnh sửa PDF trả phí, nhưng nó cung cấp một cách để thực hiện các thay đổi cơ bản đối với tài liệu một cách nhanh chóng.
• Chi tiết thực hiện: Sau khi tải file PDF lên trang chủ của Smallpdf, quá trình chuyển đổi file được tiến hành ngay sau đó.
• Chi tiết thực hiện: Kết quả người dùng có được file Excel như dưới đây. Chúng ta nhấn vào biểu tượng download để tải file xuống hoặc chia sẻ file, tải file lưu trữ trên Google Drive, Dropbox.

https://smallpdf.com/pdf-to-excel

---

Lưu ý thực tế dành cho người dùng tại Việt Nam

• Xung đột bộ gõ tiếng Việt: Khi nhập lệnh, đường dẫn thư mục hoặc công thức hàm, hãy chuyển bộ gõ Unikey / EVKey sang chế độ tiếng Anh (E) để tránh lỗi nhảy dấu hoặc mất ký tự.
• Kiểm tra phân quyền: Nếu hệ thống yêu cầu xác nhận quyền quản trị (Run as Administrator) hoặc mã PIN thiết bị, hãy cấp quyền để thay đổi được lưu vĩnh viễn.

---

📊 Bảng quy chuẩn định dạng văn bản hành chính (Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Thành phần văn bản	Thông số chuẩn quy định	Phím tắt / Đường dẫn trong Word
Phông chữ & Bảng mã	Times New Roman (Bảng mã Unicode)	Ctrl + D ➔ Chọn Font ➔ Nhấn Set As Default
Cỡ chữ nội dung	13pt – 14pt (Giãn dòng Single hoặc 1.15 – 1.3)	Home ➔ Line and Paragraph Spacing (Alt + H + K)
Khoảng cách đoạn	Before: 6pt, After: 0pt (Thụt lề dòng đầu 1,27 cm)	Layout ➔ Paragraph ➔ Indents and Spacing
Căn lề trang A4	Trên/Dưới: 20–25mm • Trái: 30–35mm • Phải: 15–20mm	Layout ➔ Margins ➔ Custom Margins

---

[!TIP] Mẹo thực chiến nhanh: Khi thao tác với cách chuyển pdf sang excel bằng ai và nhiều công cụ khác, nếu cần nhập công thức hoặc phím tắt trên máy tính, hãy kiểm tra nhanh chế độ gõ Unikey / EVKey ở góc phải thanh Taskbar để tránh lỗi gõ nhầm ký tự.

---

🔗 Tiện ích & Công cụ thực chiến liên quan

• Tính lương & thuế TNCN tự động: Bảng tính lương Gross Net chuẩn cập nhật mới nhất.
• Kho tài nguyên đồ họa & font chữ Việt hóa: Tải mẫu PSD chuẩn chất lượng cao.
• Tạo mã QR WiFi & VietQR không giới hạn: Tạo mã QR miễn phí không hết hạn.
• Xem lịch âm dương & ngày hoàng đạo: Tra cứu lịch vạn niên & ngày hoàng đạo.

• Lề trên (Top): 2.0 - 2.5 cm (20 - 25 mm)
• Lề dưới (Bottom): 2.0 - 2.5 cm (20 - 25 mm)
• Lề trái (Left): 3.0 - 3.5 cm (30 - 35 mm - chừa gáy đóng dấu)
• Lề phải (Right): 1.5 - 2.0 cm (15 - 20 mm)
• Font bắt buộc: Times New Roman, bộ mã Unicode (TCVN 6909:2001).