Vài thủ thuật nhỏ khi làm việc với Excel

Điểm cốt lõi cần nắm về Vài thủ thuật nhỏ khi làm việc với Excel

Excel là ứng dụng văn phòng nằm trong bộ phần mềm MS Office của Microsoft, Excel được sử dụng khá phổ biến trong công tác kế toán cũng như thống kê. Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Excel thì chắc hẳn sẽ gặp tình trạng lặp đi lặp lại thao tác cập nhật nếu số liệu thay đổi hoặc bất cập trong quá trình sử dụng.

Để tiết kiệm thời gian và tránh thao tác sai lệch, bạn hãy làm theo trình tự từng bước đã được chuẩn hóa dưới đây.

---

Hướng dẫn thực hiện chi tiết từng bước

Bước 1: Áp dụng định dạng của ô này cho ô khác

• Giả sử bạn không chỉ thay đổi cách bao bọc trong một ô mà còn thay đổi toàn bộ giao diện - phông chữ, màu sắc, bất cứ thứ gì. Và bạn muốn áp dụng nó cho rất nhiều ô khác. Bí quyết là công cụ Format Painter, công cụ nằm trên tab Home trông giống như một cây cọ vẽ.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 2: Ngắt dòng và Wrap Text

• Nếu bạn có nhiều ô có văn bản vượt quá kích thước ô, hãy chọn tất cả chúng trước khi bạn nhấp vào Wrap Text. Hoặc, chọn tất cả các ô trước khi bạn nhập nội dung vào chúng và nhấp vào Wrap Text. Sau đó, bất cứ điều gì bạn nhập sẽ được điều chỉnh lại trong tương lai.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 3: Tự động điền vào ô

• Thậm chí, bạn có thể tự động điền mà không cần nhiều mẫu. Một lần nữa, chọn (các) ô, di chuyển đến fill handle, nhấp chuột phải và kéo. Bạn sẽ nhận được một menu các tùy chọn. Lúc đầu bạn nhập càng nhiều dữ liệu, thì tùy chọn Fill Series sẽ giúp tạo các tùy chọn AutoFill tốt hơn.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 4: Điền nội dung ô một cách nhanh nhất

• Flash Fill sẽ lấp đầy cột một cách thông minh dựa trên mẫu dữ liệu mà nó nhìn thấy trong cột đầu tiên (sẽ hữu ích nếu hàng trên cùng là hàng tiêu đề duy nhất). Ví dụ, nếu cột đầu tiên là tất cả các số điện thoại được định dạng là ‘2125034111’ và bạn muốn tất cả chúng có dạng (212)-503-4111’, hãy bắt đầu nhập. Đến ô thứ hai, Excel sẽ nhận ra mẫu và hiển thị những gì nó cho là bạn muốn. Chỉ cần nhấn Enter để sử dụng.
• Chi tiết thực hiện: Điều này hoạt động với các số, tên, ngày, v.v… Nếu ô thứ hai không cung cấp cho bạn phạm vi chính xác, hãy nhập thêm một số nữa, vì mẫu có thể khó nhận ra. Sau đó, chuyển đến tab Data và nhấp vào nút Flash Fill.

Bước 5: Nhấn Ctrl + Shift để chọn

• Nếu bạn sử dụng Ctrl + Shift + End, con trỏ sẽ nhảy đến ô thấp nhất bên phải có dữ liệu, chọn mọi thứ ở giữa, thậm chí cả các ô trống. Vì vậy, nếu con trỏ ở ô phía trên bên trái (A1), tất cả mọi ô sẽ được chọn.
• Chi tiết thực hiện: Ctrl + Shift + * (dấu hoa thị) có thể nhanh hơn, vì nó sẽ chọn toàn bộ tập dữ liệu liền kề của một ô, nhưng sẽ dừng lại ở các ô trống.

---

Lưu ý thực tế dành cho người dùng tại Việt Nam

• Xung đột bộ gõ tiếng Việt: Khi nhập lệnh, đường dẫn thư mục hoặc công thức hàm, hãy chuyển bộ gõ Unikey / EVKey sang chế độ tiếng Anh (E) để tránh lỗi nhảy dấu hoặc mất ký tự.
• Kiểm tra phân quyền: Nếu hệ thống yêu cầu xác nhận quyền quản trị (Run as Administrator) hoặc mã PIN thiết bị, hãy cấp quyền để thay đổi được lưu vĩnh viễn.

---

📊 Bảng đối chiếu quy ước công thức Excel & Google Sheets tại Việt Nam

Tiêu chí kỹ thuật	Máy tính chuẩn Quốc tế (US)	Máy tính chuẩn Việt Nam (VN)	Cách xử lý lỗi thường gặp
Dấu ngăn cách đối số hàm	Dấu phẩy (,)	Dấu chấm phẩy (;)	Nếu báo lỗi There's a problem with this formula, hãy đổi , thành ;
Cố định tham chiếu ô	Phím F4 (hoặc Fn + F4)	Phím F4 ($A$1)	Bắt buộc khóa vùng bảng dò trong VLOOKUP, XLOOKUP, SUMIFS
Bẫy lỗi kết quả #N/A	=IFERROR(value, "")	=IFERROR(value; "")	Giúp bảng báo cáo sạch đẹp khi không tìm thấy mã đối chiếu
Bộ gõ tiếng Việt	Tắt khi gõ tên hàm	Chuyển Unikey/EVKey sang E	Bấm Ctrl + Shift để tránh biến =VLOOKUP thành =VLÔKUP

---

[!TIP] Mẹo thực chiến nhanh: Khi thao tác với vài thủ thuật nhỏ khi làm việc với excel, nếu cần nhập công thức hoặc phím tắt trên máy tính, hãy kiểm tra nhanh chế độ gõ Unikey / EVKey ở góc phải thanh Taskbar để tránh lỗi gõ nhầm ký tự.

---

🔗 Tiện ích & Công cụ thực chiến liên quan

• Tính lương & thuế TNCN tự động: Bảng tính lương Gross Net chuẩn cập nhật mới nhất.
• Kho tài nguyên đồ họa & font chữ Việt hóa: Tải mẫu PSD chuẩn chất lượng cao.
• Tạo mã QR WiFi & VietQR không giới hạn: Tạo mã QR miễn phí không hết hạn.
• Xem lịch âm dương & ngày hoàng đạo: Tra cứu lịch vạn niên & ngày hoàng đạo.