8 thiết đặt mặc định để tối ưu hóa Microsoft Office 2016

Điểm cốt lõi cần nắm về 8 thiết đặt mặc định để tối ưu hóa Microsoft Office 2016

Một số thiết lập chỉ có trên từng ứng dụng, một số có sẵn trên tất cả các ứng dụng trong bộ Office, như tùy chỉnh tính năng của dải Ribbon. Dưới đây, chúng ta cùng tìm hiểu những thiết lập mặc định phổ quát, sau đó sẽ tùy chỉnh riêng Excel, PowerPoint và Word.

Để tiết kiệm thời gian và tránh thao tác sai lệch, bạn hãy làm theo trình tự từng bước đã được chuẩn hóa dưới đây.

---

Hướng dẫn thực hiện chi tiết từng bước

Bước 1: Thay đổi thiết lập Office mặc định phổ quát

• Đây là những thiết lập có sẵn trên tất cả hoặc phần lớn các ứng dụng của bộ Office. Thiết lập này có thể thực hiện trên một ứng dụng như Word, Excel hay PowerPoint và nó sẽ được áp dụng tự động cho các ứng dụng còn lại.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 2: Tùy biến Ribbon:

• Ribbon là thanh xuất hiện ở phía trên và chứa phím tắt, lệnh cho những nhiệm vụ phổ biến nhất trong các ứng dụng của Microsoft Office. Để tùy chỉnh nó chỉ cần mở Word, Excel hoặc PowerPoint, vào File > Opions > Customize Ribbon. Ở bên trái, bạn sẽ thấy tất cả các lệnh có sẵn, còn bên phải hiển thị cấu hình hiện tại.
• Chi tiết thực hiện: Nhấp chuột vào mục bên trái và nhấp Add > > để di chuyển nó sang bên phải. Bạn có thể nhấp vào các dấu + để mở rộng danh mục và nhận thêm nhiều tùy biến hơn nữa cho dải Ribbon.

Bước 3: Vị trí lưu file mặc định:

• Nếu thường xuyên lưu tập tin ở cùng một vị trí, bạn nên điều chỉnh đường dẫn file mặc định. Để làm điều này, vào File > Option > Save và tìm kiếm thư mục để lưu tài liệu.
• Chi tiết thực hiện: Đầu tiên, đánh dấu vào Save to Computer by default. Tiếp theo, trong Default local file location nhấp Browse và tìm đến đường dẫn mà bạn mong muốn. Rồi nhấp OK hai lần để hoàn tất.

Bước 4: Thay đổi thiết lập mặc định của Excel

• Tải và cài đặt hoặc cài đặt lại Office 365, Office 2016, Office 2013 trên máy tính
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 5: Số trang bảng tính:

• Những phiên bản Excel trước đây thường chỉ để mặc định 3 trang bảng tính trống khi tạo mới một file Excel. Điều này được thiết kế để nói với người dùng rằng Excel có tính năng nhiều bảng tính. Con số 3 là vừa đẹp để không tạo ra gánh nặng cho người dùng khi phải xóa những bảng tính không liên quan nếu không cần đến chúng.
• Chi tiết thực hiện: Sau nhiều năm phát triển, người dùng đã trở nên quen thuộc với tính năng đa bảng tính trong Excel. Do đó, các phiên bản mới của Microsoft Office mặc định chỉ mở ra một bảng tính mới. Để thay đổi điều này cũng khá dễ dàng. Trong Excel, vào File > Options. Trên tab General, bên dưới When creating new workbooks, chỉ cần nhập vào một giá trị bạn muốn trong Include this many sheets, rồi nhấp OK. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng giá trị này không thể vượt quá 255.
• Chi tiết thực hiện: Nếu một chuỗi ký tự vượt quá chiều rộng của cột nó sẽ được mở rộng sang vùng tiếp giáp. Điều này có thể được khắc phục bằng cách sử dụng tính năng Wrap text để chữ vừa trong một ô.
• Chi tiết thực hiện: Để tính năng này được kích hoạt, đầu tiên mở một trang bảng tính mới, đi đến tab Home trên dải Ribbon và trong nhóm Styles, nhấp chuột phải vào Normal > Modify > Format, chuyển sang tab Alignment, tích vào Wrap text, sau đó nhấn OK 2 lần.

---

Lưu ý thực tế dành cho người dùng tại Việt Nam

• Xung đột bộ gõ tiếng Việt: Khi nhập lệnh, đường dẫn thư mục hoặc công thức hàm, hãy chuyển bộ gõ Unikey / EVKey sang chế độ tiếng Anh (E) để tránh lỗi nhảy dấu hoặc mất ký tự.
• Kiểm tra phân quyền: Nếu hệ thống yêu cầu xác nhận quyền quản trị (Run as Administrator) hoặc mã PIN thiết bị, hãy cấp quyền để thay đổi được lưu vĩnh viễn.

---

📊 Bảng đối chiếu quy ước công thức Excel & Google Sheets tại Việt Nam

Tiêu chí kỹ thuật	Máy tính chuẩn Quốc tế (US)	Máy tính chuẩn Việt Nam (VN)	Cách xử lý lỗi thường gặp
Dấu ngăn cách đối số hàm	Dấu phẩy (,)	Dấu chấm phẩy (;)	Nếu báo lỗi There's a problem with this formula, hãy đổi , thành ;
Cố định tham chiếu ô	Phím F4 (hoặc Fn + F4)	Phím F4 ($A$1)	Bắt buộc khóa vùng bảng dò trong VLOOKUP, XLOOKUP, SUMIFS
Bẫy lỗi kết quả #N/A	=IFERROR(value, "")	=IFERROR(value; "")	Giúp bảng báo cáo sạch đẹp khi không tìm thấy mã đối chiếu
Bộ gõ tiếng Việt	Tắt khi gõ tên hàm	Chuyển Unikey/EVKey sang E	Bấm Ctrl + Shift để tránh biến =VLOOKUP thành =VLÔKUP

---

[!TIP] Mẹo thực chiến nhanh: Khi thao tác với 8 thiết đặt mặc định để tối ưu hóa microsoft office 2016, nếu cần nhập công thức hoặc phím tắt trên máy tính, hãy kiểm tra nhanh chế độ gõ Unikey / EVKey ở góc phải thanh Taskbar để tránh lỗi gõ nhầm ký tự.

---

🔗 Tiện ích & Công cụ thực chiến liên quan

• Tính lương & thuế TNCN tự động: Bảng tính lương Gross Net chuẩn cập nhật mới nhất.
• Kho tài nguyên đồ họa & font chữ Việt hóa: Tải mẫu PSD chuẩn chất lượng cao.
• Tạo mã QR WiFi & VietQR không giới hạn: Tạo mã QR miễn phí không hết hạn.
• Xem lịch âm dương & ngày hoàng đạo: Tra cứu lịch vạn niên & ngày hoàng đạo.

• Lề trên (Top): 2.0 - 2.5 cm (20 - 25 mm)
• Lề dưới (Bottom): 2.0 - 2.5 cm (20 - 25 mm)
• Lề trái (Left): 3.0 - 3.5 cm (30 - 35 mm - chừa gáy đóng dấu)
• Lề phải (Right): 1.5 - 2.0 cm (15 - 20 mm)
• Font bắt buộc: Times New Roman, bộ mã Unicode (TCVN 6909:2001).