6 thói quen định dạng Microsoft Excel cần bỏ

Điểm cốt lõi cần nắm về 6 thói quen định dạng Microsoft Excel cần bỏ

Cho dù bạn là người mới dùng Excel hay sử dụng thành thạo thì việc tránh những thói quen định dạng không đúng sẽ giúp chúng ta xử lý bảng dữ liệu nhanh chóng hơn, tăng tốc quy trình làm việc và đảm bảo dữ liệu trong Excel được hoạt động đúng. Dưới đây là một số định dạng Excel cần bỏ khi làm việc.

Để tiết kiệm thời gian và tránh thao tác sai lệch, bạn hãy làm theo trình tự từng bước đã được chuẩn hóa dưới đây.

---

Hướng dẫn thực hiện chi tiết từng bước

Bước 1: Hợp nhất các ô trong Excel

• Vì vậy bạn hãy sử dụng tùy chọn Center Across Selection. Bạn chọn hàng cần hợp nhất rồi nhấn biểu tượng mũi tên tại Alignment để mở rộng.
• Chi tiết thực hiện: Sau đó bạn chọn Center Across Selection là được.

Bước 2: Căn chỉnh số ở giữa và sang trái

• Khi bạn nhập văn bản vào ô trong Microsoft Excel, văn bản sẽ căn chỉnh sang trái và khi bạn nhập giá trị số, văn bản sẽ căn chỉnh sang phải.
• Chi tiết thực hiện: Nhiều người lựa chọn căn giữa cho dữ liệu, nhưng một vài trường hợp Excel tự động đặt các giá trị số vào bên phải ô.
• Chi tiết thực hiện: Việc căn chỉnh tất cả các số sang bên phải sẽ giúp chúng dễ đọc và so sánh hơn so với việc căn giữa. Mặt khác, việc căn phải các con số giúp phân biệt dễ dàng hơn giữa các loại dữ liệu khác nhau.

Bước 3: Không sử dụng định dạng ngày tháng

• Khi nhập giá trị mà Excel nhận dạng là định dạng ngày tháng, thì sẽ hiển thị dữ liệu thành định dạng ngày tháng.
• Chi tiết thực hiện: Tuy nhiên nếu Excel vẫn hiển thị định dạng General cho ngày tháng thì nghĩa là ô đó được hiểu là dạng văn bản. Như vậy chúng ta không dùng được các hàm Excel liên quan tới ngày tháng.
• Chi tiết thực hiện: Để khắc phục bạn hãy xóa ô đó rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+1 mở Format Cells và nhấp vào Date để đặt định dạng.

Bước 4: Tô màu toàn bộ cột hoặc hàng

• Chẳng hạn bạn có một cột tổng hoặc cột giá trị ở cuối bảng cần làm nổi bật, thì không nên tô màu toàn bộ cột, mà nên định dạng dữ liệu dưới dạng bảng Excel và in đậm cột ngoài cùng bên phải.
• Chi tiết thực hiện: Nhấn vào Format As Table để lựa chọn định dạng dữ liệu dưới dạng bảng.
• Chi tiết thực hiện: Sau đó tích chọn vào ô Last Column để làm nổi bật hơn cột giá trị tổng hoặc cột cần nổi bật cuối bảng.

Bước 5: Sử dụng các phông chữ khác nhau

• Việc trộn lẫn các kiểu chữ trong Excel khiến bảng tính lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp, đồng thời có thể gây khó khăn cho người đọc dữ liệu. Tốt nhất chọn phông chữ chung nhất, dễ đọc.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

---

Lưu ý thực tế dành cho người dùng tại Việt Nam

• Xung đột bộ gõ tiếng Việt: Khi nhập lệnh, đường dẫn thư mục hoặc công thức hàm, hãy chuyển bộ gõ Unikey / EVKey sang chế độ tiếng Anh (E) để tránh lỗi nhảy dấu hoặc mất ký tự.
• Kiểm tra phân quyền: Nếu hệ thống yêu cầu xác nhận quyền quản trị (Run as Administrator) hoặc mã PIN thiết bị, hãy cấp quyền để thay đổi được lưu vĩnh viễn.

---

📊 Bảng đối chiếu quy ước công thức Excel & Google Sheets tại Việt Nam

Tiêu chí kỹ thuật	Máy tính chuẩn Quốc tế (US)	Máy tính chuẩn Việt Nam (VN)	Cách xử lý lỗi thường gặp
Dấu ngăn cách đối số hàm	Dấu phẩy (,)	Dấu chấm phẩy (;)	Nếu báo lỗi There's a problem with this formula, hãy đổi , thành ;
Cố định tham chiếu ô	Phím F4 (hoặc Fn + F4)	Phím F4 ($A$1)	Bắt buộc khóa vùng bảng dò trong VLOOKUP, XLOOKUP, SUMIFS
Bẫy lỗi kết quả #N/A	=IFERROR(value, "")	=IFERROR(value; "")	Giúp bảng báo cáo sạch đẹp khi không tìm thấy mã đối chiếu
Bộ gõ tiếng Việt	Tắt khi gõ tên hàm	Chuyển Unikey/EVKey sang E	Bấm Ctrl + Shift để tránh biến =VLOOKUP thành =VLÔKUP

---

[!TIP] Mẹo thực chiến nhanh: Khi thao tác với 6 thói quen định dạng microsoft excel cần bỏ, nếu cần nhập công thức hoặc phím tắt trên máy tính, hãy kiểm tra nhanh chế độ gõ Unikey / EVKey ở góc phải thanh Taskbar để tránh lỗi gõ nhầm ký tự.

---

🔗 Tiện ích & Công cụ thực chiến liên quan

• Tính lương & thuế TNCN tự động: Bảng tính lương Gross Net chuẩn cập nhật mới nhất.
• Kho tài nguyên đồ họa & font chữ Việt hóa: Tải mẫu PSD chuẩn chất lượng cao.
• Tạo mã QR WiFi & VietQR không giới hạn: Tạo mã QR miễn phí không hết hạn.
• Xem lịch âm dương & ngày hoàng đạo: Tra cứu lịch vạn niên & ngày hoàng đạo.