Những lệnh Power Query đơn giản giúp tiết kiệm hàng giờ dọn dẹp dữ liệu Excel

Điểm cốt lõi cần nắm về Những lệnh Power Query đơn giản giúp tiết kiệm hàng giờ dọn dẹp dữ liệu Excel

Power Query là một công cụ thay đổi cuộc chơi giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đảm bảo dữ liệu được nhập vào sẵn sàng để phân tích trong Excel. Nếu bạn mới làm quen với công cụ này, việc biết một vài lệnh có thể nâng cao kỹ năng chuyển đổi dữ liệu của bạn lên một tầm cao mới sẽ rất hữu ích. Ngay cả khi bạn chưa từng nghe đến Power Query, việc xem qua các ví dụ này vẫn giúp bạn có động lực học cách sử dụng Power Query hay không.

Để tiết kiệm thời gian và tránh thao tác sai lệch, bạn hãy làm theo trình tự từng bước đã được chuẩn hóa dưới đây.

---

Hướng dẫn thực hiện chi tiết từng bước

Bước 1: Tách ô bằng dấu phân cách

• Dọn dẹp dữ liệu trong Excel, đặc biệt là đối với nhiều workbook, là một trong những công việc khó chịu nhất mà bất kỳ người dùng Excel nào cũng phải đối mặt. Nhưng với Power Query, công việc đó thậm chí còn trở nên thú vị hơn.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 2: Dễ dàng tách dữ liệu thành các cột

• Một vấn đề thường gặp khi dọn dẹp trang tính Excel là dữ liệu cần được tách thành hai cột lại được gộp thành một. Hãy xem ảnh chụp màn hình bên dưới, trong đó cột Order ID cũng có tên khách hàng.
• Chi tiết thực hiện: Chúng ta sẽ tách cột này trong Power Query bằng dấu phân cách, một ký tự hoặc biểu tượng (như dấu phẩy, dấu cách hoặc dấu gạch nối) để phân tách dữ liệu trong một ô. Dấu phân cách là dấu gạch nối hoặc dấu gạch ngang (-) phân tách ID đơn hàng khỏi tên khách hàng trong ví dụ trên.
• Chi tiết thực hiện: Giả sử bạn đã lưu trang tính này ở đâu đó trên máy tính. Để nhập, hãy chọn tab Data và nhấp vào Get Data -> From File -> From Excel Workbook trong nhóm lệnh Get & Transform Data trên ribbon.
• Chi tiết thực hiện: Từ đó, điều hướng đến vị trí file, chọn file và nhấp vào Import. Trong Display Options ở bên trái, chọn trang tính có dữ liệu và nhấp vào Transform Data. Lưu ý rằng đây chỉ là một cách để nhập dữ liệu vào trình soạn thảo - các tùy chọn sẽ khác nhau tùy thuộc vào nơi bạn lấy dữ liệu.

Bước 3: Trừ ngày

• Chúng ta sẽ tách cột này trong Power Query bằng dấu phân cách, một ký tự hoặc biểu tượng (như dấu phẩy, dấu cách hoặc dấu gạch nối) để phân tách dữ liệu trong một ô. Dấu phân cách là dấu gạch nối hoặc dấu gạch ngang (-) phân tách ID đơn hàng khỏi tên khách hàng trong ví dụ trên.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 4: Xác định sự chênh lệch ngày chính xác

• Tiếp tục với bảng ví dụ ở trên, chúng ta cũng có thể thực hiện nhiều phép tính khác nhau trên các cột trong trình soạn thảo Power Query. Hãy tận dụng cơ hội này để thêm các cột bổ sung cho một số phép tính nhất định. Cách phổ biến nhất mọi người làm là xác định sự chênh lệch giữa các ngày.
• Chi tiết thực hiện: Ở đây, ví dụ muốn tìm số ngày giao hàng của các đơn hàng, vì vậy cần trừ ngày giao hàng cho ngày đặt hàng. Để làm điều đó, hãy chọn cột Delivery Date, nhấn Ctrl, sau đó chọn Order Date (lưu ý thứ tự lựa chọn). Tiếp theo, chọn tab Add Column và nhấp vào Date -> Subtract Days trong nhóm lệnh From Date & Time của ribbon.

Bước 5: Lọc lỗi

• Từ đó, điều hướng đến vị trí file, chọn file và nhấp vào Import. Trong Display Options ở bên trái, chọn trang tính có dữ liệu và nhấp vào Transform Data. Lưu ý rằng đây chỉ là một cách để nhập dữ liệu vào trình soạn thảo - các tùy chọn sẽ khác nhau tùy thuộc vào nơi bạn lấy dữ liệu.
• Mẹo thao tác nhanh: Quan sát kỹ biểu tượng trạng thái ở góc cửa sổ trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

---

Lưu ý thực tế dành cho người dùng tại Việt Nam

• Xung đột bộ gõ tiếng Việt: Khi nhập lệnh, đường dẫn thư mục hoặc công thức hàm, hãy chuyển bộ gõ Unikey / EVKey sang chế độ tiếng Anh (E) để tránh lỗi nhảy dấu hoặc mất ký tự.
• Kiểm tra phân quyền: Nếu hệ thống yêu cầu xác nhận quyền quản trị (Run as Administrator) hoặc mã PIN thiết bị, hãy cấp quyền để thay đổi được lưu vĩnh viễn.

---

📊 Bảng đối chiếu quy ước công thức Excel & Google Sheets tại Việt Nam

Tiêu chí kỹ thuật	Máy tính chuẩn Quốc tế (US)	Máy tính chuẩn Việt Nam (VN)	Cách xử lý lỗi thường gặp
Dấu ngăn cách đối số hàm	Dấu phẩy (,)	Dấu chấm phẩy (;)	Nếu báo lỗi There's a problem with this formula, hãy đổi , thành ;
Cố định tham chiếu ô	Phím F4 (hoặc Fn + F4)	Phím F4 ($A$1)	Bắt buộc khóa vùng bảng dò trong VLOOKUP, XLOOKUP, SUMIFS
Bẫy lỗi kết quả #N/A	=IFERROR(value, "")	=IFERROR(value; "")	Giúp bảng báo cáo sạch đẹp khi không tìm thấy mã đối chiếu
Bộ gõ tiếng Việt	Tắt khi gõ tên hàm	Chuyển Unikey/EVKey sang E	Bấm Ctrl + Shift để tránh biến =VLOOKUP thành =VLÔKUP

---

[!TIP] Mẹo thực chiến nhanh: Khi thao tác với những lệnh power query đơn giản giúp tiết kiệm hàng giờ dọn dẹp dữ liệu excel, nếu cần nhập công thức hoặc phím tắt trên máy tính, hãy kiểm tra nhanh chế độ gõ Unikey / EVKey ở góc phải thanh Taskbar để tránh lỗi gõ nhầm ký tự.

---

🔗 Tiện ích & Công cụ thực chiến liên quan

• Tính lương & thuế TNCN tự động: Bảng tính lương Gross Net chuẩn cập nhật mới nhất.
• Kho tài nguyên đồ họa & font chữ Việt hóa: Tải mẫu PSD chuẩn chất lượng cao.
• Tạo mã QR WiFi & VietQR không giới hạn: Tạo mã QR miễn phí không hết hạn.
• Xem lịch âm dương & ngày hoàng đạo: Tra cứu lịch vạn niên & ngày hoàng đạo.